Jetzt mal ganz ehrlich: Wer nimmt schon gerne an Meetings, Webcasts, Telefon- oder Videokonferenzen teil? Ich kenne (fast) niemanden. Weil sie oft schlecht vorbereitet, schlecht organisiert und dann leider auch noch schlecht durchgeführt werden. Trotzdem bin ich davon überzeugt, dass sie notwendig sind und das Prädikat wertvoll verdienen können.

In Meetings kannst du dich mit Vertretern anderer Abteilungen austauschen. Du kannst netzwerken. Kreative Prozesse werden angestoßen. Neue Ideen entwickelt. Unendliche Möglichkeiten, um (d)ein Thema voranzubringen.

Allerdings müssen wichtige Spielregeln eingehalten werden.

Ich habe in meinem Berufsleben an unzähligen Meetings teilgenommen und meine besten Tipps für dich gesammelt. So wird auch dein nächstes Meeting garantiert ein voller Erfolg.

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Tipp 1: Möglichst wenige Teilnehmer

Reduziere sie auf ein Minimum. Lade aus jedem Bereich nur einen Teilnehmer ein (dies gilt natürlich nicht für Teammeetings) und lade immer nur Personen ein, die auch wirklich zum Thema beitragen und Entscheidungen treffen können.

Kläre mit allen Teilnehmern rechtzeitig vorab das Warum des Meetings, welche Rolle sie spielen und was von ihnen erwartet wird (Teilnahme/Präsentation/Entscheidung).

Tipp 2: Agenda

Versende die Agenda so rechtzeitig vor dem Meeting, damit sich jeder Teilnehmer entsprechend seiner Funktion darauf vorbereiten kann.

Setze den Zeitbedarf für jedes Thema fest.

Plane bei längeren Meetings regelmäßige Pausen von 15 bis 20 Minuten ein. Dadurch stellst du sicher, dass nicht ständig jemand den Raum verlässt oder E-Mails checkt.

Kategorisiere die Themen in I (für Information), D (für Diskussion) sowie E (für Entscheidung). So können sich Teilnehmer, die nicht entscheidungsbefugt sind, bereits vorab mit ihren Vorgesetzten abstimmen.

Verkürze dein Meeting, indem du bei jedem geplanten Agendapunkt weniger Zeit einplanst. Die Verknappung der Ressource Zeit führt dazu, dass du schneller zum Ergebnis kommst und Vielredner disziplinierst.

Teammeetings: Beginne dein Meeting anders als üblich und stelle die folgenden beiden Fragen: Was war dein wichtigstes Thema, an dem du diese Woche gearbeitet hast? Worüber hast du diese Woche herzlich gelacht? Das bricht das Eis und lockert die Stimmung auf.

Tipp 3: Spielregeln

Stelle zu Beginn des Meetings klare Regeln auf:

• „Be here now“ – erinnere die Teilnehmer daran, ihre Telefone auszustellen und Laptops zu schließen, damit sich alle auf das Meeting und die Diskussionen konzentrieren können. Für Telefonate, E-Mails, Networking und Toilettengänge sind die Pausen da.
• Erinnere an den Zeitplan und dass du beabsichtigst, ihn einzuhalten.

Tipp 4: Diskussionen

Dies ist sicherlich der schwierigste Part.

Stimuliere die Teilnehmer regemäßig, ihre Meinung zu äußern.

Und mäßige diejenigen Kollegen, die zu allem und jedem eine Meinung haben. Wir alle kennen Typen, die gerne das wiederholen, was bereits mehrfach gesagt wurde. Hier musst du höflich aber bestimmt eingreifen. Bestätige kurz, dass du seinen/ihren Punkt verstanden hast und frage nach weiteren Wortmeldungen.

Bitte die Teilnehmer regelmäßig, sich kurz zu fassen und auf den Punkt zu kommen. Zu lange Redebeiträge solltest du ebenfalls mit dem Hinweis auf die Zeit abkürzen.

Fordere ruhige Teilnehmer aktiv auf, sich an den Diskussionen zu beteiligen. Frage sie nach ihrer Meinung. Oftmals sind dies eher introvertierte Personen, die ungern vorpreschen. Es gibt einen Grund, weshalb du diese Personen zu deinem Meeting eingeladen hast.

Tipp 5: Timing

Erscheine rechtzeitig zu deinem Meeting und stelle sicher, dass die Technik funktioniert, die Präsentationen geladen sind oder das Videokonferenz-System funktioniert.

Beginne pünktlich. Warte nicht auf Teilnehmer, die zu spät kommen, denn du bestrafst diejenigen, die zum vereinbarten Termin am Tisch sitzen oder sich eingewählt haben. Denke daran: Zeit ist kostbar. Das gilt übrigens auch für Telefon- und Videokonferenzen. Mache nicht den Fehler, mit jedem neuen Teilnehmer wieder von vorne anzufangen oder etwa aufzuzählen, wer bereits alles anwesend ist.

Spreche Kollegen, die regelmäßig zu spät kommen, direkt unter vier Augen darauf an.

Erscheine zu jedem Präsenz-Meeting – auch wenn du es nicht selber moderierst – zehn Minuten zu früh. Das hilft dir dabei, dich mental vorzubereiten, kurz mit deinen Kollegen zu sprechen oder zu netzwerken.

Tipp 6: Moderation

Ein guter Moderator hat seinen Zeitplan und das Team im Griff. Dein oberstes Ziel sollte sein, deine Besprechung wie geplant zu beenden. Deine Kollegen haben sicherlich andere Termine im Anschluss und sind dir für ein pünktliches Ende sehr dankbar.

Du stellst die Spielregeln auf (Tipp 3), gehst kurz über die Agenda und fragst bereits jetzt, ob es irgendwelche Einwände, Hinweise oder Änderungsvorschläge gibt.

Bedanke dich am Anfang und am Ende des Meetings: Die Teilnehmer haben sich Zeit genommen und ein freundliches Miteinander trägt zu einer positiven Grundstimmung bei.

Plane – wenn nötig – eine kurze Vorstellungsrunde ein und beginne mit deiner eigenen Vorstellung. Die Kollegen werden sich an deinem Beispiel anlehnen und du vermeidest zu lange Redebeiträge.

Sei nicht zu streng. Manchmal können unvorhergesehene Diskussionen sehr konstruktiv sein und dich und dein Unternehmen weiterbringen. Du solltest aber nach Abschluss dieses Punktes einen kurzen Vorschlag machen, wie du den Zeitverlust wieder gut machst. Nach wie vor ist dein oberstes Ziel, das Meeting pünktlich zu beenden.

Die Moderation muss nicht immer von derselben und schon gar nicht immer von der ranghöchsten Person erfolgen. Rotiere die Moderation, das macht Meetings interessanter.

Tipp 7: Visualisiere das Gesagte

Nutze alle vorhandenen Möglichkeiten, um dein Meeting visuell aufzupeppen wie Flipcharts, Whiteboards oder Post-its. Das lockert das Meeting auf und du kannst Kernpunkte visuell hervorheben.

Setze regelmäßig Kreativtechniken ein. Ideen können auf dem Flipchart festgehalten werden, Teilnehmer bewegen sich durch den Raum, die Interaktion wird gefördert.

Tipp 8: Nachbereitung

Fasse die Ergebnisse des Meetings in einem Protokoll übersichtlich für alle zusammen:

• Vermeide Detailbeschreibungen und ewig lange Protokolle
• Offene Punkte und ‚Action Items‘ müssen den Verantwortlichen zugewiesen werden und festlegen, bis wann das Thema zu klären ist.
• Bei Folgemeetings werden immer zuerst das Protokoll und der aktuelle Stand besprochen.

Das waren sie, meine wichtigsten Tipps für ein gelungenes Meeting. Hast du noch weitere Tipps? Oder magst du mir erzählen, welchen einen Tipp du in deinem nächsten Meeting umsetzen möchtest?

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichte ich auf die Nennung aller Geschlechter, möchte aber selbstverständlich niemanden ausgrenzen.