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Kommt dir das bekannt vor? Du nimmst dir zahlreiche Dinge für den Tag vor, schreibst artig deine To-Do-Liste und schwuppdiwupp ist der Tag vorbei und nicht einmal die Hälfte davon ist erledigt. Schlimmer noch: es sind noch mehr Aufgaben dazugekommen. Und jetzt denkst du dir: Produktivität sieht anders aus.

Mich frustrieren solche Tage, weil ich dann das Gefühl habe, überhaupt nicht voranzukommen. Aber zum Glück weiß ich, dass es auch anders geht. In diesem Artikel teile ich meine besten Tipps mit dir.

 

Tipp 1: Organisiere deinen Tag bereits am Vorabend

Überlege dir bereits am Ende eines Arbeitstages was du gerne am kommenden Tag erledigen möchtest. Gehe dafür alle unerledigten Aufgaben und Projekte durch und trage sie direkt in deinen Kalender ein. Ich nutze dafür gerne meinen Online-Kalender, weil er mich automatisch an die nächste Aufgabe erinnert. Wenn ich also am nächsten Tag z. B. einen Blogartikel schreiben möchte, dann trage ich mir das direkt in meinen Kalender ein.

Übrigens haben meine Aufgaben alle unterschiedliche Farben, so habe ich immer einen guten Überblick und mein Kalender sieht schön bunt aus. Pausen trage ich mir auch ein. Und zwar in rot.

 

Tipp 2: Erledige ähnliche Aufgaben hintereinander

Du wirst deutlich produktiver, wenn du ähnliche Aufgaben hintereinander wegarbeitetest. Ich habe früher beispielsweise jeden einzelnen Social-Media-Post komplett vorbereitet. D. h., ich habe den Text geschrieben, danach direkt eine passende Grafik erstellt und schließlich ins Planungstool eingestellt. Post für Post. Jeden Tag aufs Neue.

Heute schreibe ich meine Posts und Blogartikel mindestens eine Woche im Voraus. So komme ich in einen Schreibflow, denn auch ich kann nicht immer gleich gut und schnell schreiben. Auch mir fällt an manchen Tagen so überhaupt nichts ein. Erst wenn die Texte stehen, werden die Grafiken erstellt und passende Fotos rausgesucht.

Diese Vorgehensweise macht dich effizienter. Ich empfehle sie vor allem dann, wenn du Aufgaben erledigst, die dir nicht so einfach fallen oder weniger gut liegen. Bei mir sind das die Grafiken, da ich so etwas nicht täglich mache. Bei dir ist es vielleicht das Schreiben.

 

Tipp 3: Produktiver durch regelmäßige Pausen

Pausen machen, um effizienter zu sein? Geht das? Eindeutig ja.

Zu Beginn des Jahres fühlte ich mich irgendwie unproduktiv. Ich hatte sehr viel zu tun, sprang von einem Thema zum anderen und verzichtete auf regelmäßige Pausen. Ich saß also gerne mal vier Stunden am Stück vor dem PC, hing am Telefon oder schaute Videokonferenzen. Abends hatte ich gefühlt nichts erledigt.

Nach einem Coaching mit Sabine Menzyk war mir schnell klar, was ich ändern musste: Mehr Pausen für mehr Fokus.

Und tatsächlich: Ich war wieder deutlich produktiver, weil ich zum einen konzentrierter an meinen Aufgaben arbeitete – schließlich wollte ich ja Pausen machen. Andererseits war ich kreativer. Denn sobald ich etwas anderes mache und meinen Gedanken freien Lauf lasse, sprudeln die Ideen nur so. Ich darf dann nur nicht vergessen, sie aufzuschreiben, weil sie oftmals genauso schnell wieder verfliegen.

 

Tipp 4: Arbeite konzentriert und lass dich nicht ablenken

Hier kann ich dir die Pomodoro-Technik empfehlen: Arbeite 25 Minuten konzentriert an einer Sache und lass dich von nichts und niemandem ablenken. Stelle dir einen Wecker. Höre nach den 25 Minuten auf und machen mindestens fünf Minuten Pause. Danach arbeitest du wieder 25 Minuten weiter, entweder am selben Thema oder an etwas anderem.

Dabei ist es wirklich wichtig, sich nicht unterbrechen zu lassen und einfach darauf loszuarbeiten. Schalte dein Telefon, alle Alarme, E-Mail und Push-Nachrichten aus. Am besten, du legst dein Handy in ein anderes Zimmer.

 

Tipp 5: Prioritäten richtig setzen

Es ist wichtig, dass du deine Aufgaben nach Prioritäten ordnest und nicht danach, was du am liebsten machst. Wenn ich meine Tagesplanung mache, schreibe ich mir immer direkt die drei wichtigsten Aufgaben auf, die ich erledigen möchte. Alles andere ist nice to have und ich freue mich abends umso mehr, wenn ich diese Tätigkeiten auch erledigt habe.

Ich weiß, das klappt nicht immer, aber selbst eine einzige erledigte Aufgabe ist ein Erfolg.

 

Tipp 6: Vergiss Multitasking

Eine Zeitlang war Multitasking so richtig in. Vor allem Frauen wurde nachgesagt, diese Gabe ganz besonders gut zu beherrschen. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Bullshit.

Ich war darin noch nie gut und werde es auch nie sein. Niemand kann telefonieren und gleichzeitig E-Mails beantworten. Und glaube mir, ich merke das sofort, auch am Telefon, dass die volle Aufmerksamkeit nicht dem Gespräch gilt.

Multitasking ist weder produktiv, noch wirst du deine Aufgaben schneller, geschweige denn besser erledigen.

Konzentriere dich voll und ganz auf eine Sache und du wirst sehen, dass du dadurch mehr Zeit gewinnst.

Du glaubst mir nicht? Dann lies dir diesen hervorragenden Artikel von Trixi Tumert zum Thema Multitasking durch.

 

Tipp 7: Überwinde deinen inneren Schweinehund

Es gibt eine Regel von Brian Tracy, die besagt: „Eat the frog first“. Mache also das zuerst, was dir am schwersten fällt. Überwinde deinen inneren Schweinehund und du wirst den restlichen Tag deutlich produktiver verbringen.

Das mag für manche Menschen passen.

Es gibt aber auch Menschen, die erst so richtig in den Flow kommen, wenn sie innerhalb kürzester Zeit einige Dinge erledigt haben und Aufgaben von ihrer To-Do-Liste abhaken können.

Bei mir ist das ganz unterschiedlich. Es gibt Tage, da will ich die eine, schwierige Aufgabe loswerden. Und Tage, da muss es erst einmal fluppen.

Also: Such dir aus, welche Methode dir besser liegt.

 

Tipp 8: Schaffe dir Routinen mit festen Gewohnheiten

Routinen mögen langweilig erscheinen. Sie helfen uns aber auch dabei, deutlich produktiver zu arbeiten. Mein Arbeitstag beginnt beispielsweise immer damit, meine E-Mails zu checken, zu sortieren oder gegebenenfalls direkt zu beantworten. Dafür plane ich morgens maximal 30 Minuten ein. Es kann sein, dass jetzt To-Dos auf meiner Liste hinzukommen.

Genauso mache ich das übrigens mit meinen Social-Media-Accounts: Morgens und abends scrolle ich durch meine Feeds, um zu kommentieren und zu sehen, was in meinem Umfeld passiert. Dafür nehme ich mir jeweils maximal 15 Minuten Zeit. Abends manchmal etwas länger. Zusätzlich beantworte ich zwischendurch Kommentare zu meinen Posts, das mache ich meist in meinen kurzen Pausen.

An gut organisierten Tagen checke ich meine E-Mails maximal dreimal täglich: morgens, mittags und abends. Zwischendurch schließe ich meine Accounts, damit ich konzentriert arbeiten kann und mich nicht von neuen E-Mails ablenken lasse. Das funktioniert allerdings nicht immer gleich gut.

Noch mehr Tipps zu produktiven Routinen im Homeoffice findest du hier.

 

Tipp 9: Lese viel und bilde dich weiter

Fragst du dich, was lesen mit Produktivität zu tun hat? Ich finde, sehr viel. Wenn du dir täglich Lesezeit einplanst, dann nutzt du diese Zeit sinnvoll und für mich damit produktiv. Ich möchte in diesem Jahr mindestens 50 Bücher lesen, also ein Buch pro Woche. Bisher liege ich mit zehn gelesenen Büchern gut im Schnitt.

Wie ich das schaffe? Indem ich mir morgens Zeit nehme und mit meiner ersten Tasse Tee in einem Buch lese. Das sind meist inspirierende Sach- oder Fachbücher. Abends gehe ich gerne auf leichtere Kost über und lese spannende Romane, manchmal auch Kinder- oder Jugendbücher. Lesen ist bei mir also ein fester Bestandteil meiner Morgen- und Abendroutine.

Lesen bildet. Dein Wortschatz verändert sich. Vielleicht sogar deine Ansicht auf die Welt. Und wenn du für dein Business schreibst, dann hilft dir das Lesen allemal. Ein Tipp von mir: Wenn dir ein Schreibstil bestimmter Autor:innen besonders gut gefällt, dann lese ein Kapitel in einem seiner/ihrer Bücher, bevor du mit dem Schreiben beginnst. So nimmst du fast unbewusst diesen Stil an. Probier’s aus und erzähle mir, ob es funktioniert!

 

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